Cadastro de produtos: os dados logísticos que evitam problemas

O cadastro de produto costuma ser visto como tarefa de marketing: título, fotos, descrição. Mas uma parte importante dele é logística e fiscal, e é essa parte que alimenta o cálculo de frete, a emissão da nota, a integração com o armazém e o envio para o fulfillment. Quando ela está errada ou incompleta, os problemas aparecem longe da origem, e por isso demoram a ser corrigidos.

Os campos que não podem faltar

Identificação

• SKU único por variação, igual em todos os canais.
• Código de barras (EAN/GTIN do fabricante ou código interno). Veja como organizar SKU e EAN.
• Unidade de medida e, quando houver, a quantidade por caixa fechada.

Peso e medidas

• Peso bruto do produto embalado para envio, em quilos.
• Dimensões (comprimento, largura e altura) da embalagem de envio, não do produto solto.
• Quando o produto viaja na caixa do fabricante, use as medidas dela; quando vai em caixa sua, use as da caixa padrão definida para ele.

Esses dados definem a faixa de frete nos marketplaces e o peso cubado nas transportadoras. Medidas maiores que o real encarecem o frete; menores geram divergência e cobrança de diferença.

Dados fiscais

• NCM (classificação fiscal), origem da mercadoria e regras de tributação aplicáveis.
• Esses campos devem ser definidos ou validados com o seu contador. Cadastro fiscal errado gera nota rejeitada, imposto calculado errado ou problemas futuros na fiscalização.

Informações de manuseio

• Se é frágil, se precisa de proteção especial, se tem validade ou lote, se pode ser empilhado.
• Qual embalagem padrão usar na expedição (código da caixa da sua grade de embalagens).

Composição de kits

Para kits, a lista de componentes e quantidades, para que a venda dê baixa correta no estoque de cada item.

Como medir e pesar corretamente

1. Embale o produto exatamente como ele é enviado.
2. Pese em balança calibrada, arredondando para cima.
3. Meça a caixa fechada com trena, nas três dimensões externas, arredondando para cima.
4. Registre também uma foto do produto embalado com as medidas: ajuda a contestar cobranças de diferença de frete.

Checklist de produto novo

Antes de publicar qualquer anúncio, o produto deve passar por uma verificação simples:

• SKU criado no ERP, seguindo o padrão.
• Código de barras cadastrado e testado com leitor.
• Peso e medidas do produto embalado preenchidos.
• Dados fiscais validados.
• Embalagem padrão definida.
• Endereço de armazenagem definido.
• Anúncios criados a partir do cadastro do ERP e vinculados ao SKU correto.

Esse checklist evita a maior parte dos erros de integração que travam pedidos.

Mantendo o cadastro confiável

• Um só lugar de verdade: o cadastro mestre fica no ERP; marketplaces e WMS recebem os dados dele.
• Responsável definido: uma pessoa ou área responde pela qualidade do cadastro.
• Revisão por exceção: toda divergência de frete, nota rejeitada ou item recusado no fulfillment gera uma correção no cadastro, não só no pedido.
• Auditoria periódica: uma vez por trimestre, pese e meça por amostragem os produtos que mais vendem.