Como dimensionar a equipe de expedição do e-commerce

Definir quantas pessoas trabalham na expedição costuma ser feito no feeling: quando atrasa, contrata; quando sobra tempo, ninguém percebe. O resultado é uma equipe que ora está sobrecarregada, ora está ociosa, e um custo por pedido que oscila sem explicação. Com dois números, volume e produtividade, dá para fazer essa conta de forma objetiva.

Passo 1: meça a produtividade

Durante uma ou duas semanas normais, registre quantos pedidos foram despachados e quantas horas foram efetivamente trabalhadas na expedição (separação, conferência, embalagem e despacho):

Se possível, meça separadamente a produtividade da separação e da embalagem, porque elas têm ritmos diferentes e podem ter gargalos distintos.

Passo 2: calcule as horas necessárias

Exemplo

Uma operação despacha, em média, 15 pedidos por hora trabalhada. Para 480 pedidos por dia: 480 ÷ 15 = 32 horas de trabalho.

Passo 3: converta em pessoas

Nem toda hora paga é hora produtiva. Desconte pausas, reuniões, recebimento, organização e reabastecimento das posições de separação. Uma forma simples é estimar a proporção do turno dedicada de fato à expedição de pedidos.

Com turnos de 8 horas e 80% do tempo dedicado aos pedidos: 32 ÷ (8 × 0,8) = 32 ÷ 6,4 = 5 pessoas.

Passo 4: considere ausências

Férias, faltas e atestados acontecem. Acrescente uma margem com base no histórico de ausências da sua equipe. Em equipes pequenas, a ausência de uma pessoa pesa muito, então treinar todos em mais de uma função (separar e embalar, por exemplo) é tão importante quanto a margem.

Passo 5: olhe para a distribuição ao longo do dia

Pedidos não chegam de forma uniforme, e a expedição precisa terminar antes do horário de coleta. Se a maior parte dos pedidos do dia precisa sair até as 15h, a capacidade deve ser calculada para o período até as 15h, não para o dia inteiro. É aqui que muitas operações descobrem que não falta gente no dia, falta gente no horário certo. Turnos escalonados resolvem parte do problema.

Picos e sazonalidade

Para datas como a Black Friday, refaça a conta com o volume previsto. Lembre que temporários costumam ter produtividade menor no início: coloque-os em tarefas simples, com a equipe experiente na separação e na conferência. Veja o checklist completo em como preparar a operação para a Black Friday.

Antes de contratar, aumente a produtividade

A conta mostra quantas pessoas são necessárias com a produtividade atual. Muitas vezes, melhorar o processo é mais barato do que aumentar a equipe:

• Reorganizar o armazém pela frequência de saída reduz a caminhada. Veja picking e packing.
• Endereçar o estoque permite listas de separação na ordem do caminho.
• Separar em lotes, em vez de pedido a pedido, aumenta muito a produtividade quando há vários pedidos do mesmo produto.
• Bancadas organizadas e impressão automática de etiquetas reduzem o tempo de embalagem.

Acompanhe sempre

Registre pedidos por hora todas as semanas. Se a produtividade cai sem mudança no tipo de pedido, há algum problema no processo. Se o volume cresce de forma consistente, a conta indica quando será preciso reforçar a equipe, antes que os atrasos apareçam.