Custo operacional por pedido: como calcular o número que falta na sua margem

Quando um vendedor monta a conta de margem, os custos que aparecem no extrato do marketplace raramente são esquecidos: comissão, tarifa, frete. O que costuma ficar de fora é o custo de fazer o pedido sair do armazém. Alguém recebe a mercadoria, guarda, separa, confere, embala e entrega para a transportadora. Tudo isso consome horas de trabalho, espaço e sistemas. Dividido pelo número de pedidos, vira o custo operacional por pedido.

O que entra na conta

Considere todos os gastos mensais que existem para a operação física funcionar:

• Pessoas: salários, encargos, benefícios e horas extras de quem trabalha no estoque e na expedição. Se você mesmo faz parte do trabalho, estime o valor das suas horas.
• Espaço: aluguel, condomínio, IPTU, energia, água, internet e limpeza da área de estoque e expedição.
• Equipamentos: prateleiras, impressoras de etiqueta, leitores de código de barras, balanças e computadores, diluídos pela vida útil (por exemplo, o valor de compra dividido por 36 meses).
• Sistemas: mensalidade de ERP, WMS, emissor de etiquetas e integrações.
• Materiais de uso geral: etiquetas, ribbon, fita, luvas. A embalagem de cada pedido pode entrar aqui ou ser calculada à parte; só não conte duas vezes.

Não entram: frete, comissão e imposto, que já são tratados como custos diretos de cada venda.

A fórmula

Exemplo

Com 2.300 pedidos no mês, o custo operacional é de R$ 5,00 por pedido. Em um produto de R$ 49,90, isso representa 10% do preço, um peso que muda completamente a análise de margem.

Pedido ou unidade?

O cálculo por pedido funciona bem quando a maioria dos pedidos tem um ou poucos itens. Se o seu mix tem muitos pedidos grandes, faça uma divisão em duas partes: um custo fixo por pedido (conferência, embalagem, etiqueta, despacho) e um custo por unidade separada (caminhar até a posição e pegar o item). Uma forma simples é estimar quanto do tempo da equipe vai para cada uma das atividades e dividir os gastos na mesma proporção.

Por que o número muda com o volume

Boa parte dos gastos da operação é fixa no curto prazo: o aluguel e os salários não mudam se o mês vendeu 10% a mais ou a menos. Por isso o custo por pedido cai quando o volume sobe e sobe quando o volume cai. Dois cuidados:

• Use uma média de três meses para não precificar com base em um mês atípico.
• Em meses de pico, como a Black Friday, o custo por pedido pode subir em vez de cair, por causa de horas extras, temporários e erros. Separe esses meses na análise.

Como usar o valor

1. Inclua o custo por pedido no campo "custo operacional" da calculadora de margem.
2. Revise a margem dos produtos de ticket baixo: são os mais afetados.
3. Avalie kits para diluir o custo fixo do pedido em mais itens.
4. Acompanhe o número todo mês, junto com os outros indicadores logísticos.

Comparando com terceirizar

Com o custo por pedido em mãos, fica possível comparar a operação própria com a proposta de um operador logístico ou com o fulfillment de um marketplace. Sem ele, a comparação é feita entre um valor conhecido (o preço do serviço) e um valor imaginário (o "custo zero" da operação própria), e a decisão quase sempre sai torta.