Inventário rotativo: como manter o estoque sempre confiável

No e-commerce, o saldo do sistema é publicado direto nos anúncios. Se ele diz que há cinco unidades e a prateleira tem duas, a loja vende o que não tem e cancela pedidos, o que pesa na reputação. Se o sistema diz zero e o produto está lá, o anúncio fica pausado à toa. Manter o estoque confiável é, portanto, uma tarefa comercial, não só administrativa.

Inventário geral ou rotativo

O inventário geral conta tudo de uma vez, normalmente com a operação parada. Dá uma fotografia completa, mas custa um ou mais dias sem expedição e, com o tempo, os erros voltam a se acumular até a próxima contagem.

O inventário rotativo conta uma pequena parte do estoque todos os dias, de forma que todos os itens sejam contados várias vezes ao longo do ano. A operação não para e os erros são encontrados perto de quando aconteceram, o que facilita descobrir a causa.

Montando o calendário de contagens

Nem todo item precisa ser contado com a mesma frequência. Use a curva ABC para definir a periodicidade. Uma referência comum:

Some quantos itens de cada classe precisam ser contados no ano e divida pelos dias úteis. O resultado é a meta diária de posições ou SKUs a contar, normalmente algo que uma pessoa faz em menos de uma hora.

Além do calendário, conte de forma extra sempre que houver um sinal de problema: pedido cancelado por falta, separador que não encontrou o item ou saldo negativo no sistema.

Como fazer a contagem

1. Conte às cegas. Quem conta não deve ver o saldo do sistema, para não ser influenciado.
2. Conte por endereço, registrando tudo que está na posição, inclusive itens que não deveriam estar lá.
3. Evite contar durante movimentação. Prefira o início do dia ou um horário sem separação naquela área.
4. Confirme as divergências com uma segunda contagem, de preferência por outra pessoa, antes de ajustar o saldo.

Tratando divergências

O ajuste de saldo é só metade do trabalho. A outra metade é descobrir por que a diferença aconteceu. As causas mais frequentes:

• Recebimento lançado sem conferência física.
• Produto guardado no endereço errado.
• Item trocado na separação (sai um no lugar de outro e os dois ficam errados).
• Devolução que voltou para a prateleira sem entrada no sistema, ou o contrário.
• Avarias descartadas sem baixa.
• Kits montados ou desmontados sem registro.

Registre a causa provável de cada ajuste. Em poucas semanas aparece um padrão, e corrigir o processo vale mais que corrigir o número.

Medindo a acuracidade

Acompanhe o indicador mensalmente, separado por classe. Operações bem controladas buscam acuracidade muito alta nos itens A, porque são eles que mais vendem e mais causam cancelamento quando estão errados.

Ferramentas que ajudam

Coletor ou celular com leitor de código de barras evita erro de digitação. Um WMS gera as tarefas de contagem automaticamente, bloqueia a posição enquanto ela é contada e guarda o histórico de ajustes. Para operações menores, uma planilha com o calendário e um formulário de contagem já resolve.