Recebimento de mercadorias: conferência e endereçamento sem erro

Se o estoque do sistema não bate com o da prateleira, a causa mais provável está na porta de entrada. Mercadoria lançada pela nota fiscal sem ser contada, produto guardado no lugar errado, caixa com quantidade diferente da etiqueta: tudo isso entra no estoque como se estivesse certo e aparece semanas depois como um pedido cancelado. O recebimento é a etapa mais barata para corrigir erros, porque é a primeira.

1. Agende e prepare

Recebimentos sem hora marcada disputam espaço e pessoas com a expedição. Sempre que possível, combine com fornecedores e transportadoras janelas de entrega fora do pico de separação. Antes da chegada, tenha em mãos o pedido de compra ou a nota fiscal e reserve uma área de recebimento.

2. Confira o volume na chegada

Antes de assinar o comprovante da transportadora, confira:

• Quantidade de volumes contra o documento de transporte.
• Estado das caixas: amassadas, molhadas, rasgadas ou com fita violada.

Qualquer problema deve ser anotado no próprio comprovante, com foto. Sem essa ressalva, fica difícil cobrar a transportadora ou o fornecedor depois.

3. Conte às cegas

A conferência às cegas é o principal cuidado do recebimento: quem conta não vê a quantidade esperada. Ele registra o que encontrou, e o sistema (ou outra pessoa) compara com a nota. Quando o conferente sabe que "devem ser 120", a tendência é encontrar 120.

• Conte por SKU, lendo o código de barras de cada unidade ou de cada embalagem fechada.
• Abra por amostragem caixas fechadas do fornecedor para confirmar o conteúdo.
• Confira também lote e validade quando o produto tiver.

4. Trate as divergências

Ao comparar a contagem com a nota, três situações são possíveis: falta, sobra ou produto diferente. Para cada uma:

1. Recontar para confirmar.
2. Registrar com foto e quantidade.
3. Dar entrada apenas do que foi recebido de fato.
4. Comunicar o fornecedor e combinar o acerto (reposição, abatimento ou devolução).

Produtos avariados vão para uma área separada e não entram no estoque disponível para venda.

5. Garanta a identificação

Todo produto precisa sair do recebimento com um código de barras legível e único por SKU. Itens sem código ou com código repetido entre variações recebem uma etiqueta interna. Esse cuidado evita erros em todas as etapas seguintes, do picking ao inventário.

6. Enderece e guarde

Com a contagem confirmada, o produto é levado ao seu endereço no armazém (rua, prédio, nível, posição). O passo final é confirmar no sistema em que endereço cada quantidade foi guardada, de preferência lendo o código da posição. Com isso, quem for separar sabe exatamente onde buscar.

• Itens de maior saída vão para as posições mais acessíveis (use a curva ABC).
• O excesso vai para posições de reserva, que abastecem as de separação.
• Produtos com validade devem permitir que o mais antigo saia primeiro.

7. Só então libere para venda

O estoque só deve ficar disponível nos anúncios depois de conferido e endereçado. Liberar na chegada da nota parece agilizar, mas é o que cria vendas de produto que ainda não pode ser encontrado.

Indicadores do recebimento

• Tempo de recebimento: da chegada até a disponibilidade para venda.
• Taxa de divergência por fornecedor: ajuda a decidir quem precisa de conferência total e quem pode ser conferido por amostragem.
• Recebimentos pendentes: mercadoria parada na doca é venda perdida.

Esses números entram no conjunto de indicadores logísticos da operação.